Erfolgreicher Einsatz von Wikis in Unternehmen

Die Einsatzmöglichkeiten eines Wikis im Unternehmen sind vielfältig

Zeitverschwendung durch alltägliche Informationsbeschaffung

Was wurde in der ersten Projektsitzung besprochen? Welche Version der Briefvorlage ist gerade aktuell? Wie lautet die Anschrift und korrekte Anrede unseres Ansprechpartners in Dubai? An wen muss ich mich wenden, um meine Reisekosten zurückerstattet zu bekommen? Solche und ähnliche Fragen tauchen im Unternehmensalltag immer wieder auf.

Die Lösung: Ein Wiki macht Wissen sofort abrufbar

Ein Wiki schafft hier schnell Abhilfe. Anstatt jedem Mitarbeiter immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten, werden die Informationen durch die entsprechende Abteilung in das Wiki eingespielt. Mit Hilfe von Suchbegriffen sind diese für jeden sofort auffindbar und abrufbar.

Einfach zu bedienen und flexibel einsetzbar

Wiki-Lösungen erleichtern die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Netzwerken. Außerdem eignen sie sich hervorragend zur Wissensdokumentation im Unternehmen.


Mögliche Anwendungsfälle eines Wikis:

Glossar/Lexikon

Wenn man es im Arbeitsumfeld mit komplexen Sachverhalten zu tun hat, entwickelt sich schnell ein hochspezialisiertes Vokabular von Fachausdrücken.

Für neue Mitarbeiter ist es oft nicht leicht, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Mit der Zusammenstellung von Fachbegriffen, Abkürzungen und Definitionen in einem Firmenglossar in einem Unternehmenswiki sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter auf Augenhöhe sind.

Dokumentation

Ein Wiki eignet sich ideal zur übersichtlichen Dokumentation von Projekten, Systemen und Programmen.

Hierbei können Ihre Mitarbeiter gemeinsam Erfahrungen, Probleme und Verbesserungsvorschläge zur Debatte stellen und sich austauschen. Per RSS-Feed oder E-Mail können Beteiligte sofort über neueste Entwicklungen benachrichtigt werden. Zur Illustration von Inhalten lassen sich Bilder wie beispielsweise Screenshots einbinden.

Brainstorming

Stichwort "Innovations- und Ideenmanagement". Im Wiki können zum Beispiel die bei einem Gruppen-Brainstorming gefundenen Ideen festgehalten, geordnet und bewertet werden.

Austauschplattform für Abteilungen, Arbeitsgemeinschaften und Projektgruppen

Oft verlangen Projekte interdisziplinäres und abteilungsübergreifendes Arbeiten. Ein Wiki kann als Diskussionsplattform dienen und sicherstellen, dass alle Teilnehmer stets Zugang zu den aktuellen Informationen und Dokumenten haben - auch wenn diese organisatorisch und/oder örtlich voneinander getrennt sind.

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen

Setzen Sie ein Wiki bei der Organisation von Besprechungen ein:

  • Ankündigung der Teilnehmer, des Termins und des Austragungsortes
  • Verfassen und Bekanntmachung der Tagesordnung
  • Gemeinschaftliches Abstimmen der Agenda
  • Erfassung und Verbreitung des Besprechungsprotokolls
  • Das Wiki bietet den Teilnehmern auch ein Forum, in dem Diskussionen zu angesprochenen Themen fortgeführt werden können.

Globaler Wissensspeicher

Nutzen Sie ein Wiki als globalen Wissensspeicher. In einem Wiki lassen sich Prozesse spielend einfach mit Checklisten und Ähnlichem abbilden.

Beispiel: Informationen zum Thema Geschäftsreisen

  • Wer bucht?
  • Wo kann man übernachten?
  • Wohin führe ich meine Kunden aus?
  • Wie bekomme ich meine Reisespesen ersetzt?
  • etc ...

Zentraler Zugriff auf Vorlagen und Styleguides

Bei der Erstellung von Unterlagen und Präsentationen können Sie im Wiki jederzeit auf aktuelle MS-Office-Vorlagen und beispielsweise Styleguides zu Corporate Design-Vorgaben des Unternehmens zugreifen. So können Sie sich zu hundert Prozent auf die Inhalte konzentrieren.

Erstellung von Anträgen und Angeboten

Viele Unternehmen profitieren von öffentlichen Fördermitteln. Das Antragsprozedere für eine solche Förderung ist sehr komplex.

Oftmals liegt zwischen den einzelnen Antragsverfahren gerade schon soviel Zeit, dass niemand im Unternehmen zum entsprechenden Zeitpunkt mehr weiß, wie der letzte Stand im Detail war. Daher empfiehlt es sich, einen solchen Prozess im Wiki „für die Nachwelt“ zu dokumentieren:

  • Wer sind unsere Ansprechpartner?
  • Welche Informationen müssen zusammengetragen werden?
  • Welche Anträge wurden gestellt?
  • Welche Abteilungen müssen eingebunden werden?
  • Welche Fristen müssen eingehalten werden?
  • Wo lauern Risiken?

u.v.m.

Die Einsatzgebiete eines Wikis sind vielfältig. Denkbar ist darüber hinaus, Wikis als Basis zu nutzen für:

  • Intranet
  • Handbücher
  • Vertragsverhandlungen
  • Support-Plattform für Kunden
  • Projektbeschreibungen
  • To-Do-Listen
  • TQM-Plattform
  • Audits
  • Knowledge-Center
  • Nachwuchsförderung
  • Lern-Plattform
  • ...
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